Externer Business Analyst: Vorteile für Unternehmen

Wann ein externer Business Analyst sinnvoll ist

Viele Unternehmen haben interne Mitarbeitende, die Prozesse und Systeme gut kennen. Für die Analysearbeit in einem Projekt fehlt ihnen aber oft die Zeit, weil das Tagesgeschäft weiterläuft. Ein externer Business Analyst kann diese Lücke für eine begrenzte Dauer schliessen. Welche Aufgaben die Rolle umfasst, beschreibt der Beitrag Was macht ein Business Analyst?.

Typische Situationen sind:

• Ein Vorhaben startet, und intern ist niemand mit Analyseerfahrung kurzfristig verfügbar.
• Die Ausgangslage ist fachlich oder organisatorisch umstritten, und eine neutrale Moderation ist gefragt.
• Für eine Systemablösung, eine Ausschreibung oder die Evaluation einer Standardsoftware braucht es eine belastbare Anforderungsbasis.
• Es fehlt Methodenwissen, etwa in Prozessmodellierung, Anforderungsmanagement oder agiler Backlog-Arbeit.
• Ein laufendes Projekt stockt, weil Anforderungen unklar sind oder sich laufend ändern.

Vorteile für das Unternehmen

Verfügbarkeit und Fokus

Ein externer Business Analyst ist für das Vorhaben eingeplant und nicht in Linienaufgaben gebunden. Er kann sich auf Analyse, Workshops und Dokumentation konzentrieren. Interne Fachpersonen bringen ihr Wissen gezielt ein, statt die gesamte Analysearbeit neben dem Tagesgeschäft zu leisten.

Aussensicht und Neutralität

Ein Externer kennt die internen Gewohnheiten nicht und fragt deshalb auch nach Dingen, die intern als geklärt gelten. Ein Externer ist keiner Abteilung verpflichtet und kann Optionen gleichwertig darstellen. Das erleichtert Entscheidungen, wenn Interessen auseinandergehen.

Methodik aus anderen Vorhaben

Externe Business Analysts arbeiten in wechselnden Umgebungen und bringen erprobte Vorgehensweisen, Vorlagen und Modellierungsstandards mit. Das erleichtert den Einstieg, besonders wenn intern noch kein etabliertes Vorgehen besteht.

Planbarer Einsatz

Die Unterstützung lässt sich auf eine Phase oder ein Ergebnis beschränken, etwa auf die Vorstudie oder die Anforderungsspezifikation. Das Pensum kann an den Projektverlauf angepasst werden, und nach Abschluss entstehen keine dauerhaften Fixkosten.

Grenzen und worauf Sie achten sollten

Ein externer Business Analyst ersetzt weder das Fachwissen der Mitarbeitenden noch die Entscheidungen des Auftraggebers. Damit ein Mandat gelingt, sollten Sie folgende Punkte von Anfang an regeln.

• Wissenstransfer planen: Ergebnisse, Modelle und Entscheidungsgrundlagen gehören dem Unternehmen und müssen nachvollziehbar abgelegt sein. Legen Sie früh fest, wer das Wissen nach Ende des Mandats übernimmt.
• Einbindung sicherstellen: Ohne Zugang zu Fachpersonen, Systemen und Dokumenten bleibt die Analyse oberflächlich. Reservieren Sie die Zeit der Schlüsselpersonen verbindlich.
• Rollen klar abgrenzen: Klären Sie, wer entscheidet, wer priorisiert und wer Anforderungen freigibt. Der externe Business Analyst bereitet vor, entscheidet aber nicht anstelle des Auftraggebers.
• Einarbeitung einrechnen: Auch ein erfahrener Business Analyst braucht Zeit, um Fachgebiet, Systemlandschaft und Organisation kennenzulernen.
• Kontinuität sichern: Ein Personenwechsel mitten im Vorhaben kostet Zeit. Vereinbaren Sie, wie Stellvertretung und Übergaben geregelt sind.

Legen Sie das Mandat zudem so an, dass Ihr Unternehmen am Ende selbstständig weiterarbeiten kann. Dazu gehört, dass interne Mitarbeitende an Workshops teilnehmen und Zwischenergebnisse gemeinsam geprüft werden, statt nur ein fertiges Dokument zu übernehmen.

Checkliste für das Briefing

Ein gutes Briefing verkürzt die Einarbeitung und macht Angebote vergleichbar. Die folgenden Punkte sollten Sie vorab klären und schriftlich festhalten:

• Ausgangslage und Anlass des Vorhabens in wenigen Sätzen
• Ziele und erwartete Ergebnisse, zum Beispiel Prozessmodell, Anforderungsspezifikation oder priorisiertes Backlog
• Umfang und Abgrenzung: betroffene Prozesse, Organisationseinheiten und Systeme
• Wichtige Stakeholder und ihre Verfügbarkeit
• Vorgehensmodell und Werkzeuge, etwa Scrum, SAFe oder ein Phasenmodell, Jira oder Confluence
• Zeitrahmen, Pensum und Arbeitsort, inklusive Anteil vor Ort und remote
• Ansprechperson auf Ihrer Seite und Entscheidungswege
• Erforderliche Branchenkenntnisse und Sprachen, etwa Deutsch und Französisch
• Rahmenbedingungen wie Datenschutz, Informationssicherheit und Zugriffsrechte

Beauftragung in der Schweiz

In der Schweiz gibt es im Wesentlichen zwei Wege, einen externen Business Analyst zu beauftragen. Welcher passt, hängt von Ihrer Organisation, Ihren Einkaufsprozessen und dem Vorhaben ab.

Direktes Mandat

Sie beauftragen eine selbstständige Fachperson oder ein Beratungsunternehmen direkt. Der Vertrag regelt Leistung, Ergebnis oder Aufwand, Honorar, Laufzeit, Vertraulichkeit und die Rechte an den Arbeitsergebnissen. Dieser Weg eignet sich, wenn Sie die Person bereits kennen oder gezielt ein bestimmtes Profil suchen.

Über eine Beratung oder einen IT-Dienstleister

Sie beauftragen eine Beratung oder einen IT-Dienstleister. Dieses Unternehmen übernimmt das Mandat in eigener Verantwortung und regelt Vertrag und Administration. Für Unternehmen mit zentralem Einkauf oder bestehenden Rahmenverträgen ist das oft der einfachere Weg. Ihr Vertragspartner ist dann dieses Unternehmen.

Auswahl der Fachperson

Bei der Auswahl helfen ein Gespräch mit der vorgeschlagenen Person, Nachweise zur Methodenkenntnis wie IIBA- oder IREB-Zertifizierungen und Erfahrung in einem vergleichbaren Fachgebiet. Ein erster Auftrag mit klar umrissenem Ergebnis, etwa eine Vorstudie, zeigt rasch, ob die Zusammenarbeit funktioniert.

Unabhängig vom Weg lohnt es sich, vertragliche Fragen früh mit Ihrer Rechts- oder Einkaufsabteilung zu klären. Das gilt besonders für Haftung, Vertraulichkeit und die Nutzung der Arbeitsergebnisse.

Unterstützung durch KOVALI

KOVALI übernimmt Mandate in Business Analysis und begleitet Vorhaben auf Wunsch bis ins Testmanagement, damit die fachlichen Anforderungen auch in der Abnahme geprüft werden. Wenn Sie ein Vorhaben planen, können Sie uns Ihr Briefing über die Kontaktseite zustellen oder ein erstes Gespräch vereinbaren.